یکی از شایع ترین علل توقف فعالیت های شناور، توقف فعالیت های نگهداری و تعمیرات به دلیل فقدان قطعات یدکی در لحظه نیاز می باشد. حتی برخی مطالعات، اصلی ترین علت بالا بودن هزینه های نگهداری و تعمیرات را مشکلات مرتبط با مدیریت انبار و قطعات یدکی دانسته و اهمیت مدیریت انبار و قطعات یدکی را برای ما پر رنگ تر می کند. ایجاد یک انبار بسته و کنترل شده به طوری که بتواند همیشه موجودی قطعات یدکی را در بهینه ترین سطح ممکن نگه دارد و در کمترین زمان ممکن قطعات مورد نیاز را در محل تعمیر حاضر کند می تواند تا ۳۰ درصد هزینه های نگهداری و ۳۳ درصد از زمان توقفات ناشی از خرابی تجهیزات را کاهش دهد. شیوه درست مدیریت انبار و قطعات یدکی پیش از هرچیز نیازمند تغییر چند باور غلط در ذهن مدیران است. در ادامه درباره این باور های اشتباه توضیح خواهیم داد.
اشتباه اول: هرچه بیشتر، بهتر!
بر اساس گزارشی که موسسه استاندارد نوین (New Standard Institute) بعد از پیاده سازی و استقرار چندین انبار تحت کنترل ارائه داد، تنها یک سوم تا نیمی از اقلام ذخیره شده در سطح کارخانه واقعاً نیازمند ذخیره سازی هستند. این آمار به وضوح مساله موجودی بیش از حد را در انبارهای قطعات یدکی نشان می دهد. در حالی که در بهترین حالت همان سطح دسترس پذیری با پنچاه درصد موجودی قابل دستیابی است.
این تصور اشتباه که موجودی بیشتر قطعا به معنی دسترس پذیری بالاتر است باعث ایجاد نوعی برآورد تخمینی در محاسبه سطح نگهداری موجودی در انبارها می شود. اگر نگهداری یک قطعه یدکی بتواند دسترس پذیری مدنظر ما را فراهم کند نگهداری دومین قطعه تنها هزینه ای اضافی برای هیچ چیز است.
روش درست مدیریت انبار و قطعات یدکی با استفاده از روش های مناسب بهینه سازی(مانند نرم افزارهای نوین) می تواند Trade-off بین دسترس پذیری و هزینه را در بهترین نقطه آن نگه می دارد. خارج کردن قطعات بیش از حد از انبار در همان ابتدای پروژه، ۱۰ تا ۱۵ درصد ارزش انبار را کاهش می دهد بدون آنکه ریسک دسترس پذیری قطعات کاهش یابد. از طرفی مطالعات نشان می دهد آگاهی از زمان درست خرید مجدد اقلام نیز منجر به کاهش ۳۰ درصدی هزینه های نگهداری می شود و می تواند توقف عملیات را به میزان ۳۳ درصد کاهش دهد.
اشتباه دوم: هر قطعه ای که سال ها استفاده نشده است یک قطعه مازاد است
نرخ مصرف قطعات یدکی با یکدیگر بسیار متفاوت است. قطعات کلیدی عموما نرخ مصرف کمی هم دارند. یکی از تصمیمات اشتباه مدیران برای کاهش هزینه های انبار خارج کردن قطعاتی است که برای مدت طولانی در انبار مانده اند، بدون آنکه تحلیل درستی از هزینه های کمبود آن در انبار داشته باشند.
بسیار مهم است تنها قطعاتی از انبار خارج شوند که تجهیز مربوط به آنها از رده خارج شده باشد. تفکیک قطعات موجود در انبار بر اساس نرخ مصرف و اهمیت استراتژیک آنها یکی از نکات کلیدی در مدیریت انبار قطعات یدکی است. مدیریت درست انبار تضمین می کند که قطعات یدکی در سطوح متفاوتی نگهداری شوند به طوری که با کمترین هزینه بیشترین دسترس پذیری برای هر قطعه با توجه به اهمیت آن به دست آید.
اشتباه سوم: مدیریت انبار و قطعات یدکی تفاوتی با مدیریت انبار مواد اولیه ندارد
امروزه فلسفه Just In Time بحث روز در مدیریت انبار مواد اولیه است. اما آیا انبار قطعات یدکی رفتاری مشابه انبار مواد اولیه دارد؟ نرخ مصرف مواد در انبارهای مواد اولیه به نسبت قابل پیش بینی و وابسته به نرخ تقاضا و نرخ تولید است. اما نرخ مصرف قطعات یدکی ماهیتی کاملا تصادفی داشته و در طیفی وسیع از پرمصرف تا کم مصرف متغیر است.
از طرفی تعداد زیاد و تنوع بالای اقلام در انبار قطعات یدکی قابل مقایسه با انبار مواد اولیه نیست. بنابراین، این تصور که انبار قطعات یدکی می تواند با معیارهای انبار مواد اولیه مدیریت شود یک تصور غلط است.
نبود یک قطعه یدکی در زمان نیاز به دو طریق هزینه ها را افزایش می دهد. اول هزینه تولید از دست رفته ناشی از توقف تجهیزات است و دوم هزینه تامین اضطراری از طریق روش های سریع حمل و نقل (در مقابل روش های ارزان تر ولی کندتر) است.
بنابراین مدیریت انبار و قطعات یدکی نه تنها متفاوت با مدیریت سایر انبارهاست بلکه پیچیدگی به مراتب بالاتری نیز دارد. این پیچیدگی با دسته بندی اصولی قطعات یدکی و پیش بینی نرخ تقاضا بر اساس برنامه های بهینه نگهداشت پیش اقدام تا حد زیادی قابل مدیریت است.
اشتباه چهارم: ارتباط برقرار نکردن با خارج از واحد مدیریت قطعات یدکی
بیشتر اوقات مدیریت قطعات یدکی در یک بخش مستقل انجام می شود. به این معنا که عملکردی مستقل تلقی می شود که نیازی به تعامل با سایر بخش‌ها ندارد یا نیاز به تعامل اندکی دارد. این یک نتیجۀ غلط از تصورِ غلط “مدیریت معامله” است. در سازمان های دریایی و دریانوردی، مدیریت همه جانبه شناور به منظور حفظ ایمنی و عملکرد مطلوب، از اصول پایه و بنیادین می باشد. همسو بودن فعالیت های بخش نگهداری و تعمیرات (PMS)، با واحد های مدیریت انبار و اموال و بازرگانی به منظور کاهش هزینه های بی ثمر و افزایش عملکرد مطلوب شناور، سبب ادامه بقا و حیات یک سازمان دریایی می گردد.
مدیریت درست انبار و قطعات یدکی چه ویژگی هایی دارد؟
موفقیت در مدیریت انبار و قطعات یدکی مستلزم پیاده سازی یک انبار بسته و تحت کنترل است به گونه ای که بعد از درخواست قطعه از سوی واحد نگهداری و تعمیرات، قطعه مورد نظر در کوتاه ترین زمان در انبار شناسایی شده و به محل مصرف ارسال شود. همزمان داده های مربوط به سطح موجودی به روز می شود و در صورتی که سطح موجودی آن به نقطه سفارش مجدد رسیده باشد، سفارش خرید مجدد آن به تامین کننده ارسال می شود. حجم هر سفارش نیز در بهینه ترین حالت آن محاسبه شده و خرید تنها به اندازه ای انجام می شود که دسترس پذیری مدنظر کارخانه را با کمترین هزینه خرید و نگهداری فراهم کند.
این مهم محقق نمی شود مگر اینکه مدیریت انبار و قطعات یدکی متکی به تخصص، تجربه و دانش توسعه یافته در این زمینه ها باشد.
سی مستر، اولین نرم افزار جامع مدیریت شناور، روشی گام به گام، عملی و علمی در مدیریت قطعات یدکی را در پیش گرفته است. چهارچوب این گام ها شامل مراحل زیر می باشد:
- کدینگ قطعات بر اساس (SFI coading)، به منظور کدگذاری صحیح و اصولی قطعات در انبار به گونه ای که هر قطعه در کمترین زمان ممکن قابل رهگیری باشد.
- دسته بندی قطعات، بر اساس نرخ مصرف و میزان اهمیتی که دارند.
- پیش بینی تقاضای قطعات، بر اساس محاسبه بهترین زمان انجام نگهداشت پیش اقدام (PM و CM) و مطالعه نشانه های خرابی تجهیزات حساس.
- انتخاب مناسب ترین سیاست مدیریت موجودی براساس میزان مصرف، هزینه های نگهداری، قیمت خرید، هزینه های سفارش دهی و…
- تست و اعتبار سنجی سیاست از طریق پایش شاخص های کلیدی عملکرد انبار و بهینه سازی موارد انحرافی از اهداف.
- تهیه قطعات یدکی بر اساس اولویت دستورات تعمیراتی
برای اطلاع از ویژگی های بیشتر نرم افزار سی مستر به صفحه محصولات مراجعه کنید.
