در مقاله قبل در رابطه با "باور های اشتباه درباره مدیریت قطعات یدکی شناور" پرداختیم و به این نتیجه رسیدیم که مدیریت قطعات یدکی کاملا متفاوت با مدیریت انبار مواد اولیه بوده و پایه ریزی های استراتژی، برای مدیریت انبار باید سبک و سیاق دیگری داشته باشد. حال در این مقاله به دنبال 10 گام موثر برای بهبود برنامه های مدیریت قطعات یدکی شناور هستیم.
سازمان های پیش کنشی به خوبی دریافته اند که توسعه یک برنامه معتبر و متناسب برای مدیریت فعالیتهای مرتبط با لوازم یدکی نگهداشت، تعمیر و عملیات (PMS)، از عوامل اصلی برای موفقیت هر برنامه قابلیت اطمینانی است. با توجه به اینکه در این راه، صدها فرصت بهبود بالقوه وجود دارند که می توان از آنها در فرآیند توسعه مدیریت مواد استفاده نمود، مشخص کردن نقطه شروع عموما سخت و گیج کننده خواهد بود.
این مقاله فرآیندی عملی و روشمند را برای شناسایی زمینه های اصلی بهبود مدیریت قطعات و پیگیری آنها معرفی می کند. پیروی از این عوامل کلیدی به شما کمک می کند تا در نوسازی و بازسازی فرآیند مدیریت قطعات سازمان خود موفق شوید.
1. ارزیابی: ارزیابی برنامه فعلی لوازم یدکی و مشخص کردن زمینه های بهبود، برای تمرکز بیشتر، نخستین مرحله کار است. اگرچه در یک انبار نگهداشت میتوان بهبودهای زیادی ایجاد کرد، ولی کلید موفقیت این است که مشخص کنید کدام بهبودها را در برنامه مدیریتی خود ایجاد کرده و به چه ترتیبی آنها را دنبال می کنید.
2. تعیین معیارها: برای اندازه گیری میزان اثربخشی برنامه مدیریت قطعات یدکی لازم است که شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) آن مشخص شوند. با مشخص کردن و بکارگیری شاخص های پیشرو و پسرو قادر خواهید بود وضعیت فعلی اثربخشی این برنامه را به صورت منطقی و دقیق انداز ه گیری کرده، مطمئن شوید که قسمتهای ناکارآمدی این برنامه در جهت بهبود حرکت میکنند. هنگام پایه ریزی معیارهای ارزیابی انبار، مطمئن شوید که اطلاعات کاملا به موقع و دقیق در اختیار افراد قرار میگیرند. علاوه بر اینها، مطمئن شوید که از این اطلاعات حتما استفاده شود. عدم بررسی و تحلیل این اطلاعات یا عدم بکارگیری آنها، به سرعت، باعث از بین رفتن اعتبار مجموعه جمع آوری کننده یا سرکوب خلاقیت آنها خواهد شد. در آخر، حتما موفقیتها را در طول این سفر جشن بگیرید. تصدیق و تشویق افراد یا گرو ههای موفق و پیشرو باعث تزریق روحیه مثبت به دیگران خواهد شد، بویژه هنگامی که در میانه یک تلاش طولانی و دشوار برای بهبود قرار داشته باشید.
3. رویه های عملیاتی استاندارد: تهیه رویه های عملیاتی استاندارد مورد استفاده در برنامه مدیریت قطعات یدکی اهمیت فراوانی دارد. سازمان های پیشرو از نقشه های جریان فرآیند برای نمایش گام های فرآیندهای مختلف استفاده می کنند. آنها همچنین از اسناد نوشتاری برای آموزش افراد بهره می برند. مواردی که در این نقشه ها و اسناد باید به آنها اشاره شوند شامل موارد زیر است:
- توصیف موقعیت ها، نقش های کارکردی و مسؤولیت ها؛ فرآیند هایی مانند:
- درخواست افزودن قطعه به انبار و تصویب آن
- درخواست اقلام غیر انباری، ثبت، تایید و خرید آن ها
- دریافت کالا، انبار کردن آن و اطلاع رسانی
- درخواست کالا
- صدور درخواست و صرف نظر کردن از آن
- اطلاع رسانی خروج کالا از انبار
- برگشت از انبار و رزرو کالا
- فهرست های قطعات
- پایه گذاری و کنترل سطح موجودی
- استاندارد سازی و کنترل تغییرات
- کنترل انحراف از معیار موجودی ها
- از رده خارج کردن و معدوم سازی
آموزش همه افراد درگیر در فرآیندها و رویه های و ایجاد ارتباط مؤثر بین آنها مهم است. این افراد شامل کارکنان واحدها و «مشتریان » انبار هستند. همانند هر فعالیتی برای بهبود، پویایی سیستم یکی از عوامل اصلی موفقیت آن است. فرآیندهای مرتبط و بهبودهای فرآیندی وابسته به آنها را به صورت دوره ای بازنگری و بروزرسانی کنید. این گام باعث می شود که نیازهای فعلی سازمان برآورده شوند و از افتادن در تله رویه های عملیاتی قدیمی و منسوخ، که همه افراد درگیر را دچار مشکل می کنند، اجتناب گردد.
4. اطلاعات: بسیاری از سازمان ها می پذیرند که کیفیت و دقت اطلاعات قطعات در سیستم مدیریت مکانیزه نگهداشت پایین تر از حد مطلوب باشد تا بتوانند پیش از ضرب العجل راه اندازی CMMS، این اطلاعات را در سیستم ثبت کنند. یک مجموعه اطلاعات کامل و خوب برای لوازم یدکی ویژگی هایی دارد که موارد اصلی آن عبارتند از:
- استفاده از یک طبقه بندی استانداردسازی شده برای نا مگذاری و شماره گذاری کالا
- اطمینان از اینکه همه قطعات انباری و غیرانباری مشخص و در سیستم ثبت شده باشند
- مشخص کردن اقلام، نام ها و شماره های تکراری که باید از سیستم حذف شوند
- جمع آوری اطلاعات ویژگی های کلیدی، مانند سازنده، شماره مدل، تأمین کننده، قیمت، زمان سفارش تا تحویل ، محل مصرف و غیره
5. مدیریت موجودی: یکی از عوامل کلیدی در انبار که نقش مهمی در قابلیت اطمینان سازمان دارد، عبارت است از در دسترس بودن قطعه درست در زمان مناسب. دانش بازنگری پیوسته سطوح حداقل/حداکثر و نقاط سفارش مجدد و تنظیم آنها یک فعالیت کلیدی است که بسیاری از سازمان ها با آن مشکل دارند. بازنگری مکرر گردش موجودی ها و مدل سازی سطوح بهینه موجودی نیازمند صرف وقت زیاد و تعهد به این فرآیند است.
برای تحلیل میزان مصرف و بهینه سازی سطح موجودی؛ چه از CMMS استفاده کنید، چه از هر ابزار دیگری؛ حتما عواملی مانند زمان سفارش تا تحویل و اهمیت و تأثیر هر موجودی روی فرآیند و سازمان را در نظر بگیرید. این کار باید پیوسته انجام شود. در انتها، در برابر وسوسه خارج کردن یک کالا از موجودی، فقط به خاطر راکد بودن آن، مقاومت کنید. به یاد داشته باشید که با بهبود نگهداشت، قابلیت اطمینان تجهیزات افزایش یافته، در نتیجه فرکانس شکست و نیاز به تعویض لوازم یدکی کاهش می یابد.
6. فهرست های مواد (BOMs): جمع آوری فهرست های مواد، یک فعالیت زمان بر بوده و شرکت ها انجام آن را به تعویق می اندازند. ارزش مشخص کردن فهرست های مواد برای تجهیزات حساس این است که تضمین می کند انبار فقط مواد لازم برای پشتیبانی از عملیات با قابلیت اطمینان بسیار بالا را نگهداری می کند. معمولا بعضی از قطعات در نقاط مختلفی استفاده می شوند، بنابراین ضروری است که محل کاربرد هر قطعه مشخص شود تا بتوان سطوح موجودی مناسب را تعیین نمود. دو نوع لیست مواد وجود دارد. نوع نخست لیست مواد ارائه شده از طرف سازنده اصلی دستگاه است، که شامل فهرست بلندبالایی از همه قطعات مرتبط با تجهیز است. نوع دوم، لیست قطعات یدکی است. این لیست کوتاه تر و کاربردی تر بوده و شامل قطعاتی است که فرسوده شده یا دچار شکست می شوند. عموما پیشنهاد می شود که از لیست دوم استفاده گردد.
فرآیند مشخص کردن BOM باید شامل موارد زیر باشد:
- شماره تجهیز
- شماره موجودی
- توصیف موجودی
- مقدار مورد نیاز
- سازنده، فروشنده و تأمین کننده
- شماره فنی قطعه در مدارک سازنده یا تأمین کننده
- رده و زیر رده مواد
- زمان سفارش تا تحویل
7. مدیریت فضای انبار: مدیریت فضای انبار پایه مدیریت قطعات یدکی بوده، شامل فعالیت های زیادی است که انجام ندادن آنها برنامه مدیریت مواد را مختل خواهد کرد. بعضی از این فعالیت ها عبارتند از:
- طراحی فضای انبار، سازمان انبار و جانمایی
- روشنایی، نشانه گذاری و برچسب زدن
- قفسه بندی و لوازم چیدمان قطعات
- برنامه های پر کردن قفسه ها و پالت ها
- تعیین نقش ها و مسؤولیت ها
- غربال کردن، مصاحبه، استخدام، آموزش، راهبری، ارزیابی دوره ای و تشویق کارکنان انبار
8. تجهیز کردن: یک فعالیت ارزش آفرین که انبار می تواند انجام دهد، آماده سازی لوازم مورد نیاز برای فعالیت های نگهداشت برنامه ریزی شده است. می توان لوازم یدکی مورد نیاز را با همکاری برنامه ریزان نگهداشت مشخص نمود، آنها را رزرو کرد یا سفارش داد، دریافت کرد و تا پای کار حمل نمود. این کار با افزایش بهره وری باعث ذخیره سازی زمان کارکنان نگهداشت شده، آماده بودن لوازم مورد نیاز را در محل کار تضمین می کند. پیاده سازی برنامه تجهیز لوازم یدکی نگهداشت، مزایای زیر را ایجاد می کند:
- معین شدن نقش ها، به عنوان مثال چه کسی چه کارهایی را بین کارکنان انبارها و برنامه ریزان نگهداشت انجام میدهد
- استفاده از ویژگی رزرو کردن در ماژول مدیریتCMMS
- مشخص کردن مناسب ترین محل ها برای قرار دادن قطعات آماده شده برای نگهداشت
- توسعه فرآیند برگشت لوازم استفاده نشده به انبار
- مستندسازی فرآیند و تهیه رویه های عملیاتی استاندارد مرتبط با آن
- آموزش در حین انجام فرآیند
9. از رده خارج کردن: با توسعه و اجرای رویه ها برای مشخص کردن آن دسته از قطعات داخل موجودی که مربوط به تجهیزاتی هستند که بطور دائم از سرویس دهی خارج شد ه اند، خواهید توانست علاوه بر آزاد کردن بخشی از فضای فیزیکی ارزشمند انبار، سرمایه مالی آن را هم آزاد کنید. مزیت دیگر این است که گروه انبارگردانی فقط اقلامی را بررسی خواهند کرد که باید در موجودی باشند و وقتشان را برای اقلامی تلف نخواهند کرد که حتی نیازی به وجود آنها در انبار نیست. گروهی از متخصصان داخل سازمان تشکیل دهید که صلاحیت بررسی قطعات منسوخ و بدون استفاده را داشته باشند. وجود فرآیندی برای اینکه به صورت تحلیلی و کاربردی مشخص کند که آیا قطعات واقعا بدون استفاده هستند یا نه یک مرحله مهم کار است. بدون این مرحله، شرکت هایی را خواهید دید که قطعه ای را از رده خارج می کنند که فقط چند ماه پیش برای جایابی آن در انبار تلاش می کردند! هنگام مواجهه با وسوسه دور انداختن موجودی ها، لازم است بدانید که چندین انتخاب دارید. اغلب نخستین انتخابی که به ذهن می رسد، صرفا انداختن قطعه در سطل زباله است. در واقع، بررسی و انتخاب سایر گزینه ها منافع مادی و راهبردی بیشتری دارد. بعضی از این گزینه ها عبارتند از:
- انتقال قطعات به محل دیگری که می توان از آنها استفاده کرد
- برگشت دادن قطعات به تأمین کننده یا سازنده اصلی دستگاه و دریافت پول آن
- تعویض قطعات با قطعات مورد نیاز دیگری که از تأمین کننده یا سازنده اصلی دستگاه خریداری می کنید
- برگشت دادن قطعات به تأمین کننده یا سازنده اصلی و در قبال آن دریافت اعتبار مالی برای خریدهای آینده
- انتقال قطعات به شرکت مشابهی که می تواند از آنها استفاده کند
- امانت دادن آنها به تأمین کننده، سازنده اصلی یا یک شرکت ثالث برای اینکه قطعات را از طرف شما بفروشد
- فروش مستقیم، مانند فروش اینترنتی یا مزایده
- اهدا کردن آنها به یک خیریه، مدرسه یا مانند آنها
- فروش آنها به صورت قراضه و دریافت مبلغ آن
- اسقاط کردن آنها؛ ا کنون زمان انتقال قطعات به سطل زباله است. فراموش نکنید که آنها را از دفاتر حساب مالی شرکت خارج کنید!
10. ارزیابی مجدد: آخرین، ولی نه کم اهمیت ترین موضوع، بازنگری دوره ای برنامه مدیریت مواد جهت مشخص کردن آن دسته از کمبودها و نقاط ضعف باقیمانده است که باید به آنها پرداخته شود. در این مرحله احتمالا باید تلاش فراوانی انجام شود تا این مشکلات بهبود پیدا کنند. ولی تلاش به تنهایی باعث تضمین کارآیی نمی شود؛ بنابراین بهتر است که برنامه تان را به صورت دوره ای ارزیابی کنید و میزان اثربخشی آن را اندازه بگیرید. توصیه می شود که از منابع و امکانات خارج از سازمان هم برای این بازنگری استفاده کنید تا بتوانید ارزیابی هدفمندی داشته باشید.
مدیریت سفارشات و قطعات یدکی با کمک نرم افزار های نوین، انقلابی است نوین که در مقاله ها ی پیشین به آن پرداخته ایم برای اطلاعات بیش تر به وبسایت و یا به شبکه های اجتماعی ما مراجعه کنید.
