توانایی ردیابی موثر و مدیریت اموال و دارایی ثابت برای هر سازمان، صرف‌نظر از اندازه یا صنعتی که در آن فعالیت میکند، ضروری است چراکه هر شرکتی که دارایی ثابتی مانند اموال اداری، ماشین‌آلات و تجهیزات را در اختیار دارد، باید اطمینان حاصل کند که هر یک از این دارایی‌ها به درستی عمل میکنند و در زمان صحیح در اختیار فرد صحیح و در محل صحیحی قرار دارند.
اما مدیریت اموال و دارایی ثابت سازمان، بدون در اختیار داشتن یک سیستم قابل‌اعتماد مانند نرم افزار اموال، ناممکن است و این موضوع میتواند عواقب جبران ناپذیری را برای سازمان درپی داشته باشد.
شاید اغراق نباشد اگر بگوییم نرم افزار اکسل یکی از پرکاربردترین و محبوبترین نرم افزارهای مورد استفاده در سازمانها و کسب و کارهای مختلف است که در تمامی سطوح و واحد های سازمانی مورد استفاده قرار میگیرد و یکی از ابزارهای مهم برنامه ریزی، کنترل و گزارش دهی در پروژه ها است. مدیران پروژه ها و افراد تیم پروژه هر روزه از این ابزار قدرتمند بنا بر نیازها و همچنین با توجه به میزان شناخت و تسلط از این نرم افزار استفاده میکنند، بسیاری بر این باورند که بدون اکسل کارایی آنها بسیار کاهش خواهد یافت و بعضی دیگر از اشتباهات و خطاهای رخداده در کار با اکسل گله مندند و همیشه نگران تکرار این خاطرات هستند. بیشترین کاربرد اکسل در تجزیه و تحلیل اعداد و صورتهای مالی، ترسیم نمودارها، تهیه لیستهای مختلف، تهیه داشبورهای مدیریتی، تهیه گرافها و نمودارهای مختلف و خودکار کردن برخی فعالیتهای تکراری می باشد.
اما معایبی که اکسل داشته و سبب شده تا بسیاری، نرم افزار های تخصصی را به استفاده از نرم افزار های آفیس ترجیح بدهند به شرح زیر میباشد:
- امنیت پایین: اکسل برای حفاظت از داده ها از امنیت مناسبی برخوردار نیست و یک فرد نه چندان حرفه ایی با کمی صبر و حوصله از تمامی لایه های امنیتی آن رد خواهدشد.
- امکانات تحت شبکه ایی ضعیف: اگر تیم پروژه شما می خواهد به طور همزمان از یک فایل تحت شبکه استفاده کند حتما باید منتظر مشکلاتی ناخواسته و برخی دوباره کاریها باشید اگر میخواهید به صورت اشتراکی از یک فایل استفاده کنید شاید بهتر است از نرم افزار های تخصصی تر استفاده کنید.
- دشواری خطایابی در فرمول های طولانی: مشکل واقعی و قتی بوجود می آید که بخواهید در یک فایل حجیم و سلولهای پر از فرمول بدنبال پیدا کردن ریشه خطای بوجود آمده باشید شاید مجبور به صرف زمان زیادی شوید.
- بالا بودن امکان بروز خطای سهوی کاربران: اگر سلولهای حاوی فرمولها قفل نباشند، به سختی می توان به خروجی این فایل اطمینان کرد چرا که کاربر در هر بار ورود اطلاعات، به صورت ناخواسته میتواند محتوی سلولهای محاسباتی را جابه جا کند و مثلا حقوق پرداختی به نیروهای پروژه و یا هزینه قطعات موجود در هر انبار را جابه جا محاسبه نماید.
- نیاز به تسلط بالا در کاربری های پیچیده: اگر پروژه شما پروژه به نسبت بزرگی باشد و شما تصمیم داشته باشید که برخی کارها را با اکسل انجام دهید به یک متخصص اکسل نیاز دارید تا بتواند فایلهای کاربردی و بدون مشکلات جانبی فراهم کند. با توجه به حجم انبوه اطلاعات در سازمان های دریانوردی، یکپارچه نمودن اطلاعات و تجزیه تحلیل آن در نرم افزار اکسل عملا غیر ممکن بوده و امکان بروز خطا به شدت بالا می رود.
- احتمال بالای از دست رفتن اطلاعات: شاید برای شما هم پیش آمده باشد که پس از صرف ساعتها وقت، زمانی که فکر میکردید کار شما به پایان رسیده است ناگهان میبینید که فایل شما دیگر قابل استفاده نیست و همه چیز را باید از اول شروع کنید.
- امکانات ضعیف کنترلی: کنترل بر روی کار کاربر و یا پیدا کردن کسی که محتوای برخی سلولها را تغییر داده است به راحتی امکانپذیر نیست وکاربری تحت شبکه مشکلات فوق را چند برابر میکند.
- عدم سازگاری با سیستم عامل های دیگر: اگر بخواهید در سیستم عاملهای دیگر از فایلهای اکسل استفاده کنید به تمامی قابلیتهای آن دسترسی ندارید و شاید به مشکلاتی بر خورد نمایید.
- عدم توانایی در معتبر سازی داده ها: قابلیت بررسی صحت داده های ورودی در حالت عادی بر روی سلولهای اکسل فعال نیست. به همین دلیل توانایی همگام سازی داده ها در و تجزیه تحلیل آن برای کاربران فراهم نشده است.
- ناکارآمدی زمان: اکسل از لحاظ ورود انبوه داده ها ناکارآمد بوده و داده ها باید به صورت دستی وارد سیستم گشته و بروز رسانی گردد. در نتیجه شما زمان زیادی را صرف اصلاح و ورود داده ها خواهید نمود.
همان طور که میدانید، صحت اطلاعات و دانستن اینکه این اطلاعات توسط چه شخصی دستخوش تغییر قرار گرفته بسیار حائز اهمیت است و امنیت جانی و مالی سازمان شما را تضمین خواهد کرد. از آن جا که اکسل یک نرم افزار تخصصی دریایی نبوده، توانایی تشخیص صحت داده ها را نداشته و امکان بروز خطا و مشکل را دو چندان می کند.
نرم افزار جامع مدیریت کشتی سی مستر، تمام باگ های موجود در نرم افزار اکسل را پوشش داده و سبب بهبود عملکرد ناوگان شما می گردد. نرم افزار سی مستر تمامی وجوه یک شناور اعم از بخش فنی، عملیاتی، نگهداری و تعمیرات، خدمه، انبار و اموال را کنترل نموده و با یکپارچه نمودن اطلاعات تمامی بخش ها، آمار و ارقام صحیحی را در اختیار شما قرار خواهد داد.
از ویژگی های برجسته این نرم افزار می توان به موارد زیر اشاره نمود:
- امنیت بالا نرم افزار
- امکانات تحت شبکه ایی قوی
- قابلیت بررسی صحت داده ها
- همگام سازی داده ها
- بروز رسانی خودکار توسط سیستم
- سازگاری با سایر سیستم عامل ها
- امکان کار به صورت هم زمان برای چندین کاربر
- امکان مشاهده فعالیت هر کاربر به تفکیک شناور های شما
- ذخیره سازی تاریخچه اتفاقات و عملکرد شناور
- رابط کاربری ساده و امکان استفاده توسط تمامی خدمه
- هشدار در صورت بروز خطای سهوی کاربران
برای اطلاع از ویژگی های هر ماژول به صفحات زیر مراجعه کنید.
