مدیریت سفارشات و ثبت درخواست های شناور در ناوگان شما به چه صورت انجام میگردد؟

مهم ترین مرحله در یک سازمان،  پیاده سازی استراتژی هایی است که با زحمت فراوان تدوین شده است. استراتژی و اهداف یک ناوگان دریایی، باید به نحوی باشد که به کمک آن تمام وجوه یک شناور اعم از بخش عملیاتی، فنی، مدیریت انبار، اموال، خدمه و سفارشات را کنترل نموده و بتواند اجرای استراتژی را با وجوه های مختلف اجرا نماید. اجرای موفق استراتژی، در سه مرحله 1) توصیف دقیق استراتژی 2) سنجش آن 3) مدیریت آن امکان پذیر است.

   مقدمه: داشتن سفارشات زیاد، نشانه بزرگی هر کسب و کار است و مدیریت آن بدون داشتن استراتژی هدفمند، کاری سخت و طاقت فرسا است. در صنایع دریانوردی، بیش ترین تراکنش مالی مالکان در بخش سفارشات خرید ملزومات مصرفی و قطعات یدکی یک شناور می باشد. بزرگترین چالش پیش رو، عدم اطلاع از مصرف و تناوب مصرف اقلام بر روی کشتی می باشد.

   حال سوالی که پیش می آید این است که آیا می توان یک مدل کاربردی و قابل اجرا برای ساخت و پیاده سازی آن بر اساس نیاز ها و اصول واقعی برای یک سازمان پیاده سازی کرد؟ آیا مدل و مکانیزمی وجود دارد تا از طریق آن بتوان بر اساس شرایط و ویژگی های خاص یک سازمان، فرآیند سفارشات و درخواست های یک ناوگان را مدیریت و اجرا نمود؟ در پاسخ باید گفت که مدل ها و فرآیند های زیادی در طول این سال ها طراحی و اجرا شده است که مدل ارزیابی متوازن و مدیریت به کمک نرم افزار های مدیریت کشتی یکی از آن ها است.

مدل کاربردی ارزیابی متوازن

   روش ارزیابی متوازن مجموعه ایی از معیار ها و شاخص های برآمده از استراتژی سازمان هست به صورتی که سازمان در سایه وجود این معیار ها به ماموریت ها و اهداف استراتژیک خود می رسد. در حالت کلی این شاخص ها را می توان در قالب 2 دسته تعریف کرد:

1. شاخص های موخر: که شاخص های مالی یکی از بارزترین آن ها است
2. شاخص های مقدم: شاخص هایی مربوط به عملکرد آینده که به معیار های هادی نیز معروف هستند

   کاپلان و نورتون به عنوان ابداع کنندگان این روش، تحقیقات گسترده ای را در این زمینه انجام دادند که نهایتا به یک الگوی خاص دست یافتند که بعد ها به "نقشه استراتژی" معروف گردید. آن ها استدلال می کنند که التزام به سود مالی، به تنهایی نمی‌تواند سازمان را به یک نگرش کاملاً استراتژیک رهنمود سازد. این امر نمایانگر نحوه‌ ارتباط عوامل غیر مالی (دارایی‌های ناملموس) با عوامل مالی است.  

   این نقشه استراتژی به صورت بصری نمایش داده می شود و از این طریق می توان بین اجزاء و علت و معلول را در فرآیند پیاده سازی، بهتر و به وضوح بیان کرد. در روش ارزیابی متوازن، نقشه استراتژی، فرآیند تبدیل دارآیی های نا مشهود به نتایج مشهود مالی و مشتری را تشریح می کند. اجزاء و قسمت های تشکیل دهنده این نقشه عبارت است از شاخص ها و معیار های موجود در یک استراتژی که شامل:

1. مدیریت فنی
2. مشتریان 
3. مدیریت درخواست ها و فرآیند های داخلی
4. نیروی انسانی
5. ماشین آلات و تجهیزات

   ازآن جایی که پایه ریزی استراتژی به این روش، زمان بر بوده و امکان خطا و بروز نتایج نامطلوب بیش تر بوده ، بهتر است که بازبینی و اصلاح استراتژی به کمک سیستم های نرم افزاری صورت بگیرد. این سیستم ها با در نظر گرفتن عوامل محیطی و خارج از سازمان، هم به صورت مستقیم و هم به صورت غیر مستقیم، در روند تعیین اهداف و مفاهیم استراتژیک، موثر بوده و همچنین فرآیند اجرا و قسمت های مختلف نقشه استراتژی را با یکپارچه نمودن اطلاعات در تمامی بخش های گفته شده، تحت تاثیر قرار می دهند.

   در صورت استفاده مالک از نرم افزار های مدیریتی دریایی، دید وی بر بازبینی تغییر کرده و اصلاح، جای خود را به توسعه می دهد که هدف آن توسعه و ارتقاء اهداف و چشم انداز سازمان می باشد.

مدل بهره وری از نرم افزار های مدیریت سفارشات

   سطح خدمات پایین برای قطعات یدکی نه تنها ممکن است موجب افزایش زمان عملیات نت و هزینه های کاهش تولید شود بلکه از لحاظ روانی این عقیده را در بین کارکنان نت و تولید به وجود میآورد که انبار قطعات یدکی قادر به فراهم آوردن قطعات مناسب در زمان مناسب نیست. بدین ترتیب است که در بسیاری از کارخانجات شاهد بوجود آمدن انبار قطعات یدکی مجازی و مخفی خواهیم بود.البته در تعیین سطح خدمت، مواردی چون هزینه های نگهداری و میزان حیاتی بودن قطعه را باید مورد توجه قرار داد. در مورد قطعات حیاتی، ثبت سفارش و فراهم نمودن سریع آن در 97% موارد ضروری می باشد.

   سیستم هوشمند مدیریت سفارشات به شما در مدیریت لیست سفارشات کمک خواهد کرد. در حقیقت از این نرم افزار، برای تسهیل و خودکار سازی فرآیند انجام سفارش و کاهش زمان در چرخه سفارشات استفاده می شود. از ویژگی هایی که یک سیستم مدیریت سفارشات و درخواست ها باید داشته باشد می توان به ثبت سفارش، کنترل موجودی انبار، لیست و مشخصات محصولات، مدیریت ارسال و داشبورد های مدیریتی و گزارش ساز اشاره کرد.

   به کمک نرم افزار های مدیریت سفارشات، برنامه ریزی و زمان بندی به درستی صورت گرفته و آماده بودن به موقع مواد و قطعات یدکی تضمین میشود. ثمره برنامه ریزی و زمان بندی صحیح سفارشات، مدیریت بهینه قطعات یدکی و تحویل قطعات در بهترین زمان ممکن می باشد. در این صورت بخش قابل توجهی از زمان نگهداری و تعمیرات بخش فنی (نت) و انرژی نیروی انسانی که صرف انجام فرآیند ارسال درخواست قطعه و دریافت از انبار می شود، کاسته خواهد شد.

معرفی یک نمونه کاربردی نرم افزار مدیریت سفارشات، که انحصارا برای صنایع دریایی طراحی شده است

   نرم افزار مدیریت شناور سی مستر، یک نرم افزار جامع به منظور کنترل و مدیریت تمامی وجوه یک شناور اعم از بخش عملیاتی، مدیریت سفارشات و درخواستها، خدمه، نگهداری و تعمیرات و مدیریت انبار و اموال می باشد. نرم افزار سی مستر قابلیت استفاده به صورت یکپارچه را داراست و به کمک آن می توانید مدیریتی بر اطلاعات خود داشته و در کمترین زمان ممکن این اطلاعات حیاتی را به سایرین انتقال دهید.

ماژول مدیریت سفارشات خرید و ثبت درخواست ها، همسو با ماژل مدیریت انبار و اموال و نت، سبب افزایش بهره وری شما گردیده و از ورود داده ها و اطلاعات تکراری جلوگیری می نماید. به کمک این ماژول و داشبورد مدیریتی و گزارش ساز، می توانید نظارتی دقیق روی روند کاری پرسنل و سفارشات در حال انجام داشته باشید. امکان تعریف چندین خروجی PDF و فیلتر محصولات و سفارشات برای کاربران فراهم شده است.

از ویژگی های ماژول مدیریت سفارشات خرید و مدیریت درخواست ها می توان به موارد زیر اشاره نمود:

1. امکان ثبت سفارش توسط کاپیتان
2. امکان ثبت سفارش توسط پرسنل (افسران، مهندسان و...)
3. موجودی بروز انبار
4. فیلتر محصولات و سفارشات
5. امکان مشاهده جزئیات سفارش
6. امکان تعریف چندین خروجی PDF
7. امکان ثبت یادداشت برای سفارش
8. امکان منشن و ارسال اطلاعیه به پرسنل مربوطه
9. ثبت و مدیریت اطلاعات مشتریان، اشخاص ثالث و خریداران
10. مدیریت لیست محصولات به همراه قیمت، واحد، تعداد موجودی انبار و...
11. امکان تعریف سفارشات دوره ایی
12. هشدار و ایجاد یادآور برای پرسنل
13. امکان سفارشی سازی فرم های ثبت سفارش و غیره
14. امکان ساخت انواع گزارش به صورت نموداری و لیستی
15. نمایش گزارشات آماری در داشبورد مدیریتی
16. مدیریت سطح دسترسی پرسنل به اطلاعات
17. امکان ارسال ایمیل و نوتیفیکیشن
18. مدیریت متمرکز اطلاعات

برای اطلاعات بیشتر می توانید به صفحه ماژول مدیریت سفارشات خرید و درخواست ها مراجعه نمایید.

جهت مشاوره و درخواست دمو کلیک نمایید.